Buku besar pembayaran menyimpan catatan pengeluaran.

Buku besar pembayaran adalah jenis catatan akuntansi yang membantu melacak pembayaran yang dicairkan untuk tujuan tertentu. Bukan hal yang aneh jika buku besar jenis ini dibuat untuk proyek atau acara, sehingga sangat mudah untuk melacak semua pengeluaran dan pengeluaran yang terkait dengan aktivitas tertentu. Bergantung pada sifat acara atau proyek, buku besar dapat berfungsi sebagai sarana untuk mendokumentasikan dana yang diterima ke dalam proyek serta setiap dana yang dibayarkan untuk mengelola pengeluaran yang terkait dengan aktivitas tersebut.

Dianggap sebagai pendekatan dasar untuk pembukuan , buku besar pembayaran biasanya berfokus pada penerimaan pembayaran yang terkait dengan aktivitas tertentu. Misalnya, jika siswa yang terkait dengan kelas tertentu memilih untuk menjual permen untuk mengumpulkan uang untuk sebuah proyek, ada kemungkinan besar buku besar akan dipertahankan selama kegiatan berlangsung. Detail yang disertakan dalam buku besar akan sering mencantumkan nama pembeli, jumlah unit yang dibeli, jumlah total yang dikumpulkan untuk pembelian, dan biasanya bahkan alamat pengiriman pembeli.

Contoh lain dari buku besar pembayaran dapat mencakup jenis data lainnya. Informasi seperti jumlah dan nomor faktur dapat disertakan, cara pembayaran yang digunakan untuk menyelesaikan faktur, dan bahkan tanggal pembayaran ditenderkan dapat dimasukkan dalam rinciannya. Dalam situasi di mana pembayaran sebagian diterima, jumlah itu dan tanggal pembayaran kemungkinan juga akan dimasukkan dalam rincian buku besar. Seperti kebanyakan jenis catatan akuntansi, tujuan dari buku besar adalah untuk memberikan informasi yang akurat dan ringkas tentang transaksi keuangan sehingga ada sejarah permanen dari peristiwa tersebut, tanpa pertanyaan tentang apa yang terjadi dan kapan peristiwa itu terjadi.

Kompleksitas buku besar pembayaran akan sering bergantung pada prinsip akuntansi yang berlaku umum dan pedoman apa pun yang diikuti dalam pembuatan dan pelaksanaan proyek yang terkait dengan aktivitas yang dicatat dalam buku besar. Ini berarti bahwa buku besar pembayaran yang disimpan untuk melacak kegiatan yang terkait dengan proyek penggalangan dana oleh rumah ibadah lokal mungkin agak sederhana dibandingkan dengan buku besar yang dikelola oleh perusahaan multinasional yang meluncurkan operasi di wilayah baru. Selama detailnya akurat dan dapat diverifikasi dengan dokumentasi pendukung, dan memenuhi standar apa pun yang diperlukan untuk jenis aktivitas yang terlibat, buku besar dapat menjadi sarana yang sangat membantu untuk melacak transaksi yang terkait dengan upaya tersebut.