Apa Itu Tagihan yang Melebihi Biaya?

Pria memanjat tali

“Penagihan melebihi biaya” adalah istilah yang digunakan dalam akuntansi keuangan untuk merujuk pada situasi di mana jumlah yang ditagih kepada pelanggan melebihi pendapatan yang sebenarnya telah diperoleh. Sampai pendapatan tersebut diperoleh, mereka dicatat sebagai kewajiban pada buku akuntansi perusahaan. Jenis situasi tagihan berlebih ini biasanya terjadi di industri di mana biasanya menagih layanan di muka, seperti dalam konstruksi.

Salah satu contoh paling umum tentang bagaimana istilah ini digunakan ditemukan dengan proses penagihan yang digunakan oleh banyak kontraktor. Dalam skenario ini, bukan hal yang aneh bagi kontraktor untuk menagih klien di muka untuk pekerjaan yang dikontrak tetapi belum selesai. Pemahamannya adalah bahwa pekerjaan akan selesai dalam jangka waktu yang wajar. Untuk sementara, piutang yang ditagih akan lebih besar dari pendapatan aktual yang diperoleh, dan dicatat sebagai kewajiban dalam catatan keuangan kontraktor. Ketika pekerjaan selesai dan pendapatan dianggap sebagai pendapatan, jumlahnya berkurang sampai jumlahnya tidak lagi diklasifikasikan sebagai kewajiban.

Penyedia terkadang menggunakan tagihan yang melebihi biaya sebagai cara untuk mengendalikan pengeluaran dan menghindari keharusan menggunakan kredit atau mengambil pinjaman untuk membayar bahan yang dibutuhkan di muka. Dengan mengamankan beberapa uang muka dari pelanggan, dana tersebut dapat digunakan untuk menutupi semua biaya yang terkait dengan pekerjaan, karena uang tunai ada di tangan untuk membayar tenaga kerja, bahan, atau tugas lain yang relevan untuk menyelesaikan pekerjaan. Jika dikelola dengan benar, ini berarti bahwa, setelah proyek selesai, tidak ada biaya yang tersisa untuk diselesaikan dan penyedia memiliki keuntungan yang dihasilkan di atas dan di luar biaya pekerjaan.

Meskipun praktik ini diterima di sejumlah industri, pendekatan ini menciptakan kebutuhan untuk mengelola penagihan yang terkait dengan setiap klien dengan hati-hati dengan cara yang tidak diperlukan jika penagihan dilakukan pada saat uang benar-benar diperoleh. Kehati-hatian harus diambil untuk melacak kemajuan pekerjaan atau pemberian layanan sehingga tanggung jawab dapat dikurangi secara akurat. Selain itu, jika penyedia memiliki beberapa proyek berbeda yang berlangsung secara bersamaan, penyedia harus menghindari penggunaan dana yang dibawa sebagai kewajiban untuk membeli persediaan untuk satu pekerjaan padahal sebenarnya pendapatan itu terkait dengan pekerjaan yang berbeda. Kegagalan untuk melakukannya dapat dengan cepat membuat citra palsu tentang pekerjaan apa yang telah dan belum ditagih dengan pekerjaan tertentu, menciptakan masalah bagi klien dan penyedia.