Sebagian besar bisnis dan organisasi mengandalkan dokumen mereka untuk menyimpan data dan menyimpan informasi agar selalu tersedia. Beberapa perusahaan membuat jutaan dokumen setiap tahun. Mengarsipkan data yang dikumpulkan, menyimpannya dengan aman, mengindeksnya dengan benar, membuatnya mudah diakses dan melindunginya dari pihak luar merupakan perhatian utama bagi banyak organisasi.

Agar Anda dapat menerapkan sistem manajemen dokumen di organisasi Anda, Anda harus terlebih dahulu mempertimbangkan aspek-aspek manajemen dokumen berikut. Mereka termasuk: penyimpanan, pengambilan, pengarsipan, keamanan, pengarsipan, retensi, distribusi, alur kerja, dan pembuatan. Berikut adalah melihat masing-masing aspek ini.

Menyimpan Dokumen: Anda mungkin tidak berpikir bahwa menyimpan beberapa ratus dokumen bukanlah masalah besar, namun, sangat penting untuk membayangkan besarnya perusahaan besar, yang dapat membuat jutaan dokumen setiap tahun, dan secara teratur.

Tidak hanya dokumen-dokumen ini biasanya tersebar di banyak kantor di seluruh negeri, mereka juga bisa berada di berbagai belahan dunia. Penyimpanan dokumen merupakan bagian penting untuk manajemen dokumen, karena fakta bahwa dalam waktu dekat, dokumen mungkin perlu ditemukan untuk tujuan hukum atau bisnis lainnya. Sebagian besar perusahaan besar menyimpan dokumen dalam dua cara; mereka mendigitalkan semua dokumen mereka dan kemudian menyimpan semua dokumen dalam database besar atau mereka menyewa atau membeli ruang penyimpanan di mana dokumen-dokumen ini disimpan selama beberapa tahun (biasanya dinyatakan oleh undang-undang negara bagian atau pemerintah) sebelum mereka dapat dihancurkan. Sebagian besar perusahaan dan organisasi besar melakukan keduanya, mereka mendigitalkan dokumen mereka dan menempatkannya di penyimpanan sampai tidak lagi dibutuhkan.

Mengambil Dokumen: Mengambil dokumen adalah masalah besar lain yang harus dipecahkan oleh banyak orang yang terlibat dalam manajemen dokumen. Bagaimana Anda mengakses satu dokumen tertentu dalam tumpukan ribuan atau bahkan jutaan dokumen? Mengambil dokumen memerlukan sistem penyimpanan dokumen dan mengakses dokumen-dokumen ini pada waktu yang tepat, serta dengan cara yang terjangkau moneter.

Pengarsipan: Pengarsipan sangat penting, bahkan jika Anda memiliki sistem organisasi yang diatur, yang mengatakan bahwa file tidak dapat dengan mudah salah tempat. Penting untuk memiliki sistem yang tidak hanya mudah digunakan, tetapi efektif bahkan jika dokumen salah tempat. Beberapa dokumen saat ini memiliki stiker yang menyertakan transponder. Transponder ini memungkinkan asisten pengarsipan untuk dengan mudah menemukan file melalui RF (teknologi frekuensi radio). Untuk file penting, semakin banyak perusahaan yang menggunakan teknologi ini.

Keamanan: Keamanan bagi sebagian besar organisasi sangat penting dalam hal manajemen dokumen mereka. Banyak rahasia industri perusahaan, perencanaan, data gaji dan jenis informasi lainnya disimpan dalam dokumen. Apakah dokumen tersebut baru berumur beberapa minggu atau beberapa tahun, jika seseorang yang tidak berwenang untuk melihat dan menyalin dokumen-dokumen ini dapat menguasainya, itu dapat menyebabkan kerugian jutaan dolar bagi organisasi tersebut. Saat ini, banyak tindakan pencegahan keamanan disiapkan di sekitar manajemen dokumen. Misalnya, mengenai penyimpanan dokumen digital, sebagian besar dokumen disimpan di server yang tidak dapat diakses oleh internet, hanya intranet (komputer organisasi saja). Sebagian besar dokumen digital juga dienkripsi dan dilindungi kata sandi sehingga membutuhkan banyak kerja keras hanya untuk mendekripsi satu dokumen.

Keamanan juga menjadi perhatian utama untuk dokumen yang disimpan secara fisik. Jika fasilitas penyimpanan dokumen tidak diamankan dengan baik, seseorang dapat dengan mudah keluar dengan membawa seluruh lemari arsip dokumen atau lebih buruk lagi. Sebagian besar fasilitas penyimpanan dokumen dijaga oleh profesional keamanan.

Pengarsipan: Salah satu aspek yang menarik dari pengarsipan dokumen adalah bagaimana orang akan dapat mengakses dokumen di masa depan, katakanlah 50 hingga 100 tahun dari sekarang. Lihat ke belakang 30 tahun dan banyak orang menggunakan disket 5¼ inci atau jenis data lain dengan bahasa komputer tertentu. Salah satu bagian dari pengarsipan dokumen adalah memastikan ada cara yang kompatibel untuk mengakses data dengan cepat dan efektif.

Retensi: Retensi mengacu pada penyimpanan dokumen untuk jangka waktu tertentu. Sementara undang-undang negara bagian dan pemerintah biasanya menentukan lamanya waktu untuk beberapa dokumen seperti penerimaan pajak, dokumen sumber daya manusia, dll, dokumen lain yang penting mungkin dihancurkan sebelum waktunya. Retensi mempertimbangkan bagaimana memastikan dokumen yang masih penting disimpan secara terpisah dari yang lain sehingga mereka bertahan dari pembersihan tahunan.

Distribusi: Sama seperti jenis data atau komoditas lainnya, bagaimana Anda mendapatkan dokumen yang telah dibuat ke tangan orang yang membutuhkannya? Misalnya, asisten sumber daya manusia boleh membuat dokumen tentang pemutusan hubungan kerja, tetapi jika seorang pengacara membutuhkan dokumen itu 2 tahun kemudian, bagaimana dokumen itu didistribusikan. Biasanya jika dokumen dipindai secara digital, dokumen dapat ditarik dari arsip digital melalui kata sandi atau permintaan kerja, namun jika disimpan dalam bentuk kertas aslinya, harus ada semacam rencana untuk menemukan dokumen dan menyampaikannya secara efektif kepada orang yang membutuhkannya.

Alur kerja: Alur kerja adalah proses bagaimana dokumen bergerak dalam suatu organisasi. Misalnya, katakanlah anggaran telah dibuat; harus ada rencana alur kerja untuk membantu memfasilitasi distribusi dokumen dari pencipta ke manajer, ke eksekutif yang bertanggung jawab atas keuangan.

Penciptaan: Penting untuk mempertimbangkan bagaimana dokumen dibuat. Sebuah dokumen dapat dibuat oleh satu orang, oleh tim orang atau seluruh departemen. Ini juga merupakan bagian dari manajemen dokumen, dan harus ada organisasi dan struktur untuk membantu proses ini menjadi efektif.

Manajemen dokumen mempertimbangkan semua topik di atas. Apakah Anda seorang pemilik tunggal, bekerja di bisnis kecil atau untuk organisasi besar, Manajemen dokumen sangat penting dan dapat membantu organisasi Anda dengan aliran informasi.

Sistem Manajemen Dokumen

Di era informasi, proses input, pengiriman, penyimpanan, penerimaan, dan kategorisasi data sangat penting. Perusahaan, entitas pemerintah, dan individu harus semakin mengandalkan solusi otomatis dan andal untuk menjaga informasi mereka tetap aman dan mudah diakses.

Sistem manajemen dokumen (DMS) adalah jaringan terintegrasi dari program atau sistem komputer yang kompatibel yang menangani informasi secara andal untuk catatan dan kegunaan yang akurat. Karena semakin banyak data yang dibuat dan dibagikan setiap hari, ada permintaan besar untuk menjaganya agar tetap aman dan tersedia.

Sistem manajemen dokumen dapat bervariasi dalam ukuran dan kompleksitas dari sistem besar yang digunakan oleh lembaga pemerintah dan perusahaan Fortune 500 hingga aplikasi yang relatif kecil yang digunakan oleh individu. Beberapa perusahaan paling populer dan efisien yang menawarkan solusi sistem manajemen dokumen adalah Microsoft, Hewlett-Packard, dan Laserfiche.

Sistem manajemen dokumen biasanya mampu mengubah dan membagi data sedemikian rupa sehingga memenuhi kebutuhan pengguna. Misalnya, pengguna dapat meminta data untuk diimplementasikan dalam aplikasi email, untuk membuat spreadsheet, untuk menghasilkan laporan, atau untuk dipublikasikan di situs web. Perangkat lunak terkait yang terdiri dari sistem manajemen dokumen memungkinkan informasi yang dipanggil untuk diformat dengan benar untuk aplikasi yang dipilih pengguna.

Sistem manajemen dokumen juga biasa disebut sistem manajemen konten (CMS), meskipun CMS biasanya hanya terkait dengan aplikasi penerbitan World Wide Web. Ada solusi sistem manajemen konten berbasis web yang tersedia yang sangat bervariasi dalam hal kekuatan, fungsi yang tersedia, dan aplikasi. Namun, biasanya aplikasi CMS yang paling kuat dan komprehensif memerlukan perangkat lunak untuk diunggah ke komputer pengguna.

Perdagangan berbasis web sangat bergantung pada konten dan manajemen dokumen yang akurat dan kuat untuk keamanan pelanggan, pemesanan produk yang akurat, dan kontrol inventaris yang andal. Selain itu, perusahaan dan individu penerbitan web sangat bergantung pada solusi sistem manajemen konten dan dokumen untuk meningkatkan produktivitas dengan mengurangi tugas-tugas yang berlebihan dan biasa dalam memilah-milah rim data yang dikumpulkan dan dihasilkan.

Sistem manajemen dokumen sangat penting di era informasi untuk berbagai aplikasi pengguna. Ada banyak jenis solusi manajemen yang tersedia, tergantung pada kebutuhan pengguna. Solusi sistem manajemen konten dan dokumen akan meningkatkan kecanggihan dan kemampuan keamanan karena semakin banyak informasi penting yang dihasilkan dan dibagikan setiap hari. Sama seperti dunia cararn yang lebih bergantung pada World Wide Web, pemerintah, perusahaan, dan individu akan bergantung pada sistem manajemen dokumen dan konten yang akurat, aman, dan dapat digunakan untuk menangani beban data yang meningkat.